A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) chegou para desembaraçar a relação entre Fiscos e contribuintes. Confira abaixo 13 dicas sobre o tema:
1. O Danfe é a representação gráfica da NF-e e tem as seguintes funções:
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas;
• Conter a Chave de Acesso, composta por 44 números, para consulta das informações da NF-e;
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por Nota Fiscal Eletrônica.
2. A Nota Fiscal Eletrônica é popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por, no mínimo, 5 anos.
3. O contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer conseqüências.
4. Existem dois tipos de certificados válidos para assinar a NF-e:
• O E-CNPJ, que além de assinar a NF-e dá acesso a diversos serviços na Receita Federal;
• E-NFe, que só permite assinar a NF-e.
5. Em alguns casos o contribuinte fica dispensado da emissão de NF-e, por exemplo, quando à venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria para venda fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1A.
6. Toda movimentação que envolva NF-e deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte.
7. Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, ela não fica armazenada no banco de dados do órgão. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize.
8. Atualmente, o prazo para cancelamento da NF-e é de até 168 horas após sua autorização. A partir de 1° de janeiro de 2011, o período será reduzido para 24 horas. No Estado de São Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, será recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorização em até 744 horas (31 dias).
9. A NF-e não poderá ser cancelada quando ocorrer a saída da mercadoria. O contribuinte deverá adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devolução.
10. O preenchimento do campo “data de saída/entrada” não é obrigatório para que a NF-e seja validada.
11. Muitas empresas, são obrigadas à geração do arquivo Sintegra, que deve conter tanto as notas fiscais de emissão própria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.
12. Muitos softwares emissores têm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e não oferecem outros módulos como controle de estoque e a geração do arquivo Sintegra. Não se engane com slogans de soluções completas; peça ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.
13. Quando acontecerem problemas que o
impeçam de emitir a NF-e, existem soluções de contingência, como Scan (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional), Dpec (Declaração Prévia de Emissão em Contingência) e Formulário de Segurança. A opção por uma destas soluções depende do problema que impede a autorização da NF-e. Nos casos em que não há conectividade à internet, a única opção é o Formulário de Segurança, que deverá ser comprado apenas em gráficas credenciadas pelo Fisco.
Fonte: IN - Investimentos e Notícias
Colaboração: Polli, Motta & Schmidt Contadores
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